Por qué y por qué no usar WhatsApp para el trabajo en casa

¿Trabajas desde casa? ¿Qué herramientas utilizas para trabajar? Entre las básicas se encuentran las de videollamadas, por ejemplo, útiles para mantener la comunicación entre los equipos, siendo las más populares en México Zoom, Google Meet y… ¿WhatsApp?

De acuerdo con Statista, ésta última no solo está en el top tres de plataformas para realizar videoconferencias, a pesar de que su función principal es la de la mensajería instantánea, sino que es la preferida de los mexicanos desde que comenzó el confinamiento por la pandemia de COVID-19, hasta ahora. Según una encuesta de esta firma de estadística, 57.7% de los consultados prefiere usar WhatsApp antes que Zoom (53.5%) o Google Meet (29.8%) para llevar a cabo reuniones a distancia.

Y más allá de las videollamadas, los usuarios de esta aplicación móvil, que actualmente suma unos 74.24 millones tan solo en nuestro país, también la utilizan para la comunicación escrita con sus colegas e incluso para compartir documentos y diferentes tipos de archivos internos, tanto en grupos como de manera individual.

Tomando en cuenta que los modelos de trabajo remoto e híbrido llegaron para quedarse, de acuerdo con estudios como el de PWC, que indica que en México 64% de los CFO apostarán por mantenerlos aún cuando la pandemia termine, es importante conocer si usar WhatsApp para el trabajo es buena idea, o no. 

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¿Cuáles son los beneficios?

Además de ser una aplicación de descarga gratuita, como mencionamos más arriba WhatsApp es una de las apps favoritas, y la número uno específicamente para mensajería. A nivel mundial cuenta con 2,000 millones de usuarios activos mensuales. Es así que en cualquier equipo de trabajo, lo más seguro es que todos o la mayoría de los miembros ya lo tengan instalado y lo usen a diario.

La plataforma de mensajería propiedad de Facebook no solo permite el intercambio de mensajes, sino también de imágenes y archivos, desde documentos hasta audio y video. Es así que resulta muy útil para quienes colaboran de manera remota. 

También es multiplataforma, lo que quiere decir que no solo puede utilizarse desde un smartphone o una tablet, sino también en sus versiones web y escritorio, por lo que no hay pretexto: si tienes internet y un gadget, puedes mantenerte en contacto con tus compañeros. 

En cuestión de seguridad, WhatsApp ofrece cifrado de extremo a extremo, lo que promete que “tus mensajes, fotos, videos, mensajes de voz, llamadas y documentos están protegidos de caer en manos indebidas”. De acuerdo con la aplicación, esto garantiza que solo tú y la persona o grupo con quien te comuniques puedan acceder a lo que se envía y que nadie más, ni siquiera WhatsApp, pueda hacerlo. 

“Esto ocurre debido a que, gracias al cifrado de extremo a extremo, los mensajes se aseguran con un candado, y solo tú y el destinatario tienen la llave especial que se necesita para desbloquearlos y leerlos. Todo esto ocurre de manera automática, sin necesidad de activar ajustes ni de crear chats secretos especiales para asegurar los mensajes”, dice WhatsApp.

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¿Cuáles son los riesgos?

El primer problema de convertir a Whatsapp en una herramienta de trabajo tiene que ver con el uso que le damos a diario. Suele ser un espacio en el que nos comunicamos con amigos y familia de manera informal, contrario a lo que ocurre con la suite de productividad Workspace de Google o la plataforma de colaboración Slack, por mencionar algunos ejemplos.

Puedes cometer el error de enviar algo que estaba destinado a tus grupos personales a uno profesional —que afortunadamente puedes eliminar— pero, además, si se llega a dar el intercambio de material inapropiado, o simplemente información confidencial de la empresa, estos espacios estarían fuera de su injerencia.

En la mayoría de los casos el empleador no puede conocer lo que ocurre en estos grupos —a menos de que lo agreguen—, y mucho menos puede controlarlo. Tampoco puede evitar que alguno de los miembros de estos pueda reenviar, descargar —de manera automática o a propósito— o dar screenshot a datos sensibles de la compañía. Y aunque existe un cifrado de extremo a extremo, las copias de seguridad no están protegidas.

Otro contra de llevar el trabajo a WhatsApp es que no hay una separación entre el espacio y tiempo profesional del personal. Estamos siempre disponibles, haciendo más difícil tener tiempos de convivir con nuestros amigos y familia o simplemente descansar.

Pero por la parte práctica de hacer videollamadas y compartir diferentes tipos de archivo en la app multiplataforma, también nos encontramos con desventajas importantes. Desde el lado de las videoconferencias, se admite un máximo de ocho participantes, mientras que al enviar fotografías, imágenes y videos, Whatsapp los comprime, lo que provoca que se pierda calidad.

Aunque esto no ocurre con los documentos, por ejemplo, al compartirlos en formatos como PDF o Doc, si tus actividades profesionales involucran otro tipo de archivos puedes enfrentarte con este desafío. Sin embargo, en este caso se puede solucionar al enviarlo como si fuera un documento.

Es un proceso un poco más largo que simplemente compartir el contenido de tu galería, pero no es complejo, solo hace falta pulsar el ícono de adjuntar (clip), seleccionar la opción documento, elegir «examinar otros documentos» y buscar el archivo para enviarlo. Es importante mencionar que el tamaño máximo de documentos a compartir es de 100 MB.

Ante todos estos riesgos y retos de utilizar Whatsapp para temas profesionales, se pueden seguir las siguientes recomendaciones. Primero, convertir a esta plataforma de mensajería instantánea en una herramienta de comunicación en texto o audio para el intercambio de los mensajes más urgentes y dentro del horario de trabajo. En otros casos, optar por canales alternativos en los que la empresa sí pueda involucrarse. Segundo, siempre evitar compartir información confidencial o sensible por ésta vía. 

Finalmente, si se requiere enviar archivos en formatos como imágenes o videos, resulta más sencillo utilizar el correo electrónico y herramientas en la nube, desde Dropbox hasta Google Workspace, al permitir cargas más grandes sin sacrificar la calidad de los mismos.